In e-commerce geldt de regel dat vooruit wordt betaald bij aanschaf van producten. Qua technologie is zo’n betaalomgeving redelijk eenvoudig in te richten met partijen die fungeren als een soort tussenbank, zoals Mollie, Klarna of Adyen. Dergelijke ‘payment service providers’ gooien echter alle betalingen op een hoop en storten periodiek één bedrag minus hun provisie. Aan jou als verkopende partij de (dag)taak om alles uit te zoeken en juist te boeken in Exact. Met de gestandaardiseerde RPA oplossing van AddConsult is dat verleden tijd.
Wie e-commerce bedrijft, hetzij via een eigen webportaal zoals Collect, Magento of Shopify, hetzij via een online marketplace, heeft een payment service provider (PSP) nodig om betalingen te innen. “De eindklant betaalt feitelijk rechtstreeks aan de PSP”, legt Ronald Rensen van AddConsult uit. “De PSP verzamelt zoals gezegd alle betalingen en stort in één keer een totaalbedrag minus hun provisie. Van dat totaalbedrag moet je de orders herleiden (afletteren) in je boekhoudpakket. Bij forse volumes is dat voor sommige bedrijven met recht een dagtaak en ook nog eens een behoorlijke puzzel.”
Automatisch afletteren
AddConsult heeft een RPA-oplossing gebouwd die dit proces van afletteren (resonciliation) automatiseert en boekt in Exact. “RPA staat voor Robotic Process Automation, waarbij repetitieve handelingen door middel van software worden geautomatiseerd”, zegt Rensen. “Met deze tool doorgronden we als het ware het proces van een PSP, zodat de aflettering en de provisie op de juiste wijze gebeurt en wordt geboekt in Exact.” Volgens Rensen betaalt deze tool zich al uit bij slechts tien orders per dag. “Ook zorgt het voor een extra controlefunctie. En wie voornemens is om te gaan verkopen op online marketplaces met hoge ordervolumes maar kleine ordergroottes kan eigenlijk niet zonder. Het is een typisch voorbeeld van een tool die in de praktijk is ontstaan dankzij nauw contact met onze klanten. Samen met enkele early adopters zijn we het avontuur aangegaan en dat heeft geresulteerd in een standaard oplossing die beschikbaar is voor al onze klanten.”
Ben jij #ready for reconciliation?